• Tout public

L’employé administratif et d’accueil rédige des mails et courriers simples, à partir de modèles ou de consignes, effectue tous travaux de saisie, de présentation et de mise en forme de documents professionnels courants tels que notes, tableaux, comptes rendus, etc., en respectant les normes professionnelles, les chartes graphiques et les règles orthographiques, syntaxiques et grammaticales et en s’assurant de la fiabilité des informations saisies.
Il consulte et actualise des agendas, des tableaux de suivi et des plannings (de salles, de véhicules, de matériels…). Il utilise des applications en ligne, recueille des informations et partage tous types de fichiers et documents. Selon les organisations, il participe aux commandes de consommables en collectant et transmettant les besoins au service concerné ou en passant directement les commandes.
Il réceptionne les mails de la messagerie générique de la structure, les trie, les filtre et les transmet aux destinataires concernés. Il réceptionne, scanne, enregistre et diffuse aux collaborateurs concernés les courriers entrants. Il prépare, affranchit et expédie le courrier sortant. En respectant les modes de classement existants dans la structure, il sauvegarde les fichiers et les dossiers, en local ou en ligne, effectue le classement des dossiers (papier et numériques) et participe à l’archivage.
Cette activité nécessite l'utilisation des fonctions usuelles des outils bureautiques, collaboratifs et de communication et une capacité d'adaptation à l'évolution constante de tous ces outils. En fonction de la démarche RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises) de l'entreprise et des principes de développement durable, l’employé administratif et d’accueil applique des consignes comme la dématérialisation des documents et l’utilisation d’espaces numériques. Le traitement des données nécessite rigueur et attention, ainsi qu’un autocontrôle permanent de son travail.
Cette activité s’exerce dans tous types de structures et dans tous secteurs d’activités. Directement rattaché à un supérieur hiérarchique qui peut lui indiquer, si nécessaire, les priorités et les délais de réalisation des travaux à effectuer, l’employé administratif et d’accueil est, néanmoins, responsable du travail administratif qui lui est confié, dans le cadre de procédures explicites ou implicites et organise son travail et ses tâches de façon autonome.
Il facilite la diffusion de l’information entre les collaborateurs et les interlocuteurs externes, en véhiculant une image positive de la structure.

Compétences visées :
Présenter et mettre en forme des documents professionnels à l'aide d'un traitement de texte
Saisir et mettre à jour des données à l'aide d'un tableur
Utiliser les outils collaboratifs pour communiquer et traiter l’information
Trier et traiter les mails et le courrier
Classer et archiver les informations et les documents

Savoirs de base

Durée en centre : 385 heures
Durée en entreprise : 105 heures
Durée totale : 490 heures

Formacode (Domaines de formation) :

• 35052 Accueil
• 35091 Classement

Rome (Métiers) :

• M1601 Accueil et renseignements
• M1602 Opérations administratives
• M1606 Saisie de données

NSF (Spécialités de formation) :

• 324 Secrétariat, bureautique

Modalités pédagogiques
Individualisation de la formation, modalités diversifiées (Supports de cours, drive, exercices individuels/collectifs, vidéo)

Accès handicapés
Accessibilité PMR