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L'emploi de secrétaire assistant se caractérise par une grande
polyvalence. Le secrétaire assistant joue un rôle essentiel dans le
fonctionnement d'un service ou d'une entreprise, ses missions se situant
au cœur de l'activité quotidienne. Il intervient en appui administratif et
logistique auprès d'un responsable hiérarchique ou d'une équipe, assure la
coordination et l'organisation des informations, effectue le suivi
administratif des fonctions commerciales ou traite les dossiers
administratifs courants des ressources humaines. Il peut contribuer à la
gestion de certains dossiers spécifiques.
Premier interlocuteur des collaborateurs, mais également des partenaires
externes à l'entreprise, le secrétaire assistant contribue à la qualité de la
communication de la structure. Il en valorise l'image et assure le relais de
l'information. La dimension relationnelle de la fonction est de ce fait
essentielle.
Il facilite le travail de sa hiérarchie en prenant en charge la préparation des
dossiers, la conception, la présentation et la diffusion de documents tels
que mails, courriers, comptes rendus, tableaux ou graphiques, grâce à une
orthographe et une syntaxe irréprochables. Il effectue la recherche
d'informations à partir de sources identifiées et organise le classement et
l'archivage physiques et numériques.
Il assiste l'équipe en gérant l'accueil des visiteurs et les flux d'appels
multicanaux, en gérant la prise de rendez-vous et la tenue des agendas
ainsi qu'en organisant les réunions et les déplacements.
Au sein du service commercial de l'entreprise, il traite les commandes
clients ou les demandes d'achats et les approvisionnements. Il assure
l'interface entre l'entreprise et ses interlocuteurs, répond aux demandes
d'information et traite les réclamations courantes qu'il a identifiées et
analysées, en conciliant satisfaction de l'interlocuteur et intérêt de
l'entreprise. Il facilite le suivi de l'activité commerciale en produisant des
tableaux statistiques et des graphiques significatifs.
Selon l'organisation de la structure, il participe au suivi administratif du
personnel en tenant à jour les dossiers, en procédant aux formalités
d'embauche et de départ des salariés et en apportant des réponses
conformes au droit du travail aux demandes courantes d'information
d'ordre social. Le secrétaire assistant peut être amené à prendre en
charge de manière agile les travaux des collègues des différents
secrétariats à tout moment, afin de maintenir une continuité de service,
nécessitant une capacité d'adaptation et d'ouverture sur son
environnement.
Selon le contexte de la structure, l'utilisation de la langue anglaise peut
être demandée pour apporter des réponses à des demandes simples
d'un interlocuteur anglophone. Le secrétaire assistant exerce sa fonction
avec un degré d'autonomie et de responsabilité qui varie selon la taille et
le domaine d'activité de l'entreprise. L'organisation des tâches qui lui
incombent r

CCP – Assister une équipe dans la communication des
informations et l'organisation des activités
• Produire des documents professionnels courants.
• Communiquer des informations par écrit.
• Assurer la traçabilité et la conservation des informations.
• Accueillir un visiteur et transmettre des informations oralement.
• Planifier et organiser les activités de l'équipe.
CCP – Traiter les opérations administratives liées à la gestion
commerciale et aux ressources humaines
• Assurer l'administration des achats et des ventes.
• Répondre aux demandes d'information des clients et traiter les
réclamations courantes.
• Elaborer et actualiser des tableaux de suivi de l'activité commerciale.
• Assurer le suivi administratif courant du personnel.

Aucun prérequis

Durée totale : 280heures
8 SEMAINES

Formacode (Domaines de formation) :

• 35007 Secrétariat assistanat gestion PME PMI
• 35029 Correspondance commerciale

Rome (Métiers) :

• M1607 Secrétariat

NSF (Spécialités de formation) :

• 324 Secrétariat, bureautique